Согласно 54-ФЗ,  расчеты между ИП или юрлицом с одной стороны и физлицом с другой стороны должны проходить через онлайн-кассу. Также касса нужна для расчетов наличными деньгами и банковскими картами между ИП или юрлицами.

Любая касса выполняет две роли:

• Позволяет ФНС сверять заявленные в отчетных документах предпринимателей доходы с реальными, более точно рассчитывать налогооблагаемую базу, а значит и налоги.
• Позволяет самому предпринимателю лучше контролировать свои доходы. Касса — это первый шаг к автоматизации бизнеса. В связке с ней работает товароучетная программа и периферийные устройства, например, сканер штрихкодов. Развитое кассовое решение позволяет контролировать закупки, движение товаров, маржинальность, работу персонала.

Критерии выбора кассы

Место расчетов. Если место расчетов находится за пределами вашего предприятия — например, ваши клиенты оплачивают товары и услуги на вашем сайте или оплату с них берет ваш курьер, — вы имеете право применять облачную кассу. Если у вас офлайн-торговля, общепит или вы оказываете услуги на территории предприятия, облачная касса вам не подойдет.

Автоматизация бизнес-процессов. Некоторые предприниматели хотят просто продавать: все, что им нужно — соблюдать требования 54-ФЗ. В таком случае достаточно автономной онлайн-кассы. Но если вы из тех предпринимателей, которые постоянно анализируют ассортимент и ведут строгий товароучет, думают над оптимизацией бизнес-процессов и измеряют эффективность сотрудников, вам понадобится смарт-терминал или решение на базе фискального регистратора.

Габариты онлайн-кассы. Если у вас маленький павильон на рынке или торговом центре, вам подойдут автономные онлайн-кассы или смарт-терминалы. Если у вас площадь позволяет установить на прилавке компьютер, можно рассмотреть фискальный регистратор.

Температура эксплуатации. Самые морозостойкие — автономные онлайн-кассы. Если вы торгуете на улице или в неотапливаемом помещении, выбираете автономки: некоторые из них выдерживают до минус 10 градусов.

Маркировка. Если вы торгуете маркированным товаром и хотите его на кассе как принимать, так и продавать, выбирайте решение на базе фискального регистратора или смарт-терминал. Автономная онлайн-касса позволит только продать маркированный товар.

Наличие аккумулятора. Для развозной или рыночной торговли важно, чтобы онлайн-касса работала без подключения к электросети. Все мобильные и автономные онлайн-кассы оснащены встроенным аккумулятором. На смарт-терминалах тоже есть аккумуляторы, но они как правило рассчитаны на пару часов работы без электросети: например, чтобы выйти к гостям ресторана и рассчитать их. Фискальные регистраторы, если они не относятся к типу мобильных, не работают от аккумулятора.

Какая нагрузка на торговую точку. Если у вас большой поток покупателей, например, супермаркет, то лучше рассмотреть фискальный регистратор: за счет передачи многих функций кассовой программе, использующей мощности компьютера, он работает быстрее. Если поток покупателей средний или маленький, подойдет смарт-терминал. Для небольшого потока покупателей подойдет автономная онлайн-касса.